Mail Merge adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk keperluan pengiriman surat massal yang dapat dicetak secara otomatis berurutan berdasarkan data source yang kita inginkan. Sebagai contoh misalkan pada suatu instansi ingin mengirimkan surat undangan dengan penerima lebih dari 100 (seratus) penerima, maka instansi tersebut bisa memanfaatkan fasilitas mail merge untuk meminimalis tenaga penulisan secara manual.
Contoh : Pastikan anda telah memiliki master surat serta rancangan database sebagai berikut :
| No. Surat | Nama | Jabatan | Alamat | Kota |
| 0023/SB/D/2010 | Sukur Soedrajat | Camat | Jl. Jend. Sudirman 12 | Prabumulih |
| 0024/SB/D/2010 | Reza Novalino | Kepala Desa | Jl. Jend. Sudirman 13 | Prabumulih |
| 0025/SB/D/2010 | Wafa Gunawan | Ketua Rt | Jl. Jend. Sudirman 14 | Prabumulih |
| 0026/SB/D/2010 | Indah Melati | Ketua PKK | Jl. Jend. Sudirman 15 | Prabumulih |
| 0027/SB/D/2010 | Revi Lanovia | Ka. Karang Taruna | Jl. Jend. Sudirman 16 | Prabumulih |
Langkah 1
Langkah pertama bukalah file master surat yang digunakan dan klik pada Menu Maillings > Start Mail Merge > Letters.
Langkah 2
Selanjutnya klik Select Recipient dan pilih Type New List, seperti gambar dibawah ini :
Langkah 3
Pada jendela yang tampil klik Customize Columns, untuk memodifikasi field data source.
Langkah 4
Selanjutnya hapus semua field yang tidak digunakan dengan menekan tombol delete.
Langkah 5
Setelah semua field terhapus tambahkan field baru dengan menekan tombol add, seperti gambar berikut.
Langkah 6
Selanjutnya isikan data sesuai dengan keperluan pada setiap baris yang tersedia.
Langkah 7
Setelah semua data selesai dimasukkan tekan tombol OK dan simpan database tersebut satu folder dengan master surat, hal ini dilakukan untuk mempermudah jika dikemudian hari kita akan menggunakanya lagi dan mail merge akan terus berjalan.
Langkah 8
Selanjutnya untuk memasukkan data dari database, letakkan kursor dimana kita akan menempatkan data dan klik pada menu Insert Mail Merge > Klik kategori Field yang di inginkan.
Langkah 9
Langkah terakhir untuk melihat hasilnya klik Preview Result dan gunakan navigasi tombol next dan previous untuk melihat hasil data satu persatu.
Langkah 10
Selanjutnya untuk mencetak hasil surat yang menggunakan mail merge, klik menu Finish & Merge > Print Document, pilih all untuk mencetak keseluruhan data berdasarkan urutan di database.
Note : Selain langkah yang telah dijelaskan diatas yaitu dengan memilih type new list (langkah 2), kita juga bisa menggunakan langkah dengan memilih use existing list, yaitu memilih data source yang telah kita buat sebelumnya, jika anda memilih menggunakan cara ini, sebelumnya anda harus membuat tabel data source nya terlebih dahulu melalui microsoft office excel dan menyimpanya satu folder dengan master surat induk. Langkah ini lebih mudah anda lakukan dan untuk memasukkan data anda bisa mengulangi langkah diatas pada langkah ke-8 sampai selesai.
sumber :http://news.palcomtech.com
0 komentar:
Posting Komentar